各相关学院、研究生导师、研究生:

为鼓励我校发表高水平学术论文的研究生积极参加国内外学术会议,我校拟对发表EI以上学术论文的研究生参会进行资助,详细信息如下:

(一)资助要求

  1.在校研究生发表EI及以上论文且该论文获录用通知或会议邀请函。

  2.该论文需满足如下条件:

 (1)论文第一署名单位为上海工程技术大学或Shanghai University of Engineering Science

 (2)论文署名需为“研究生本人为第一作者”,或“研究生导师为第一作者、研究生本人为第二作者”。

  

(二)资助金额

       1.建议国内参会最高资助2500元,国境外参会最高资助20000元。资助金额可根据研究生处当年经费额度做相应调整,当年度3月确定后,当年度最高资助金额不变。

  2.研究生申请资助费用超过最高资助金额后,差额可由所在学院资助,或可由研究生导师资助,或研究生本人自行解决。

  3.资助顺序按研究生递交符合要求的材料至研究生处的申请时间为序,先到先得。当年度研究生处相关经费执行完毕后,即停止本年度资助。

  4.资助范围涵盖研究生参会的会议注册费、版面费、差旅费、住宿费,所有资助费用实报实销。

  

(三)资助流程

  1.研究生获EI及以上论文录用通知或会议邀请函。

  2.研究生本人填写《上海工程技术大学研究生参加国内或国境外会议资助申请表》(附件1),表格需分别获研究生导师和所在学院的审核、同意和签章。

  3.研究生本人携带申请表、录用通知、费用金额明细、对公汇款账号等前往研究生处办理借款手续。

  4.研究生在参会期间需留存会议邀请函、会议议程、所发表论文期刊集、现场照片、各类原始票据等相关材料。

  5.研究生在参会结束后需立即返回学校,并配合研究生处及相关部门办理财务报销、冲账及数据统计工作。

  详细流程可参考研究生参加国内国境外会议资助办理流程图(附件2)。

  

(四)报销要求及注意事项

  1.支付参会费、版面费、机票、火车票、住宿费等均需采用公务卡或对公转账方式。

  2.暂未取得发票的研究生参会借款,借款金额从研究生处相关经费中支出,但借款人为研究生导师,如该研究生在3个月内未完成冲账手续,学校将有权冻结其研究生导师名下所有项目的报销资格,直至冲账手续完成。

3.机票必须从政府采购机票管理网站www.gpticket.org代理机构分销商处购置机票不可购买外航航班出行。

4.火车票仅可购买高铁/动车二等座或火车硬席.

5.国内住宿标准参考上海市机关差旅费管理办法(沪财行[2014]9号),国外住宿标准参考因公临时出国经费管理办法(财行[2013]516号和沪财外[2014]7号)。

  6.所有报销手续均需符合上海工程技术大学财务处报销的相关要求。

  

(五)会议结束后递交材料要求

为帮助学校统计资助成果和资金投入绩效,参会研究生在会议结束后需及时向研究生处递交如下材料:

1)会议邀请函;

2)会议议程;

3)所发表论文材料(论文集封面、目录、相关论文页、封底);

4)现场照片若干(需包含本人在会议现场照片1张,如有口头报告、海报、视频或其他报告方式,需提供相关照片)。

以上材料纸质版复印件请在会议结束后交至研究生处(行政楼A119室),电子版以“姓名+学号+参加国内/国外会议材料”格式发送至yjsc@sues.edu.cn

  

 其他未尽事宜,以研究生处解释为准。

 联系电话:67796005,联系地址:行政楼A119室。

  

  

研究生处

2019.6.23

  

  

附件:

附件1.上海工程技术大学研究生参加国内或国境外会议申请表.pdf

附件2. 研究生参加国内国境外会议资助办理流程图.pdf